Organisation de l’Herbarium
> Les collections sont classées par pays ou par régions phytogéographiques
> Au sein d’un pays ou d’une région, une distinction est généralement faite entre les fougères / Monocotylédones / Dicotylédones
> Au sein de ces groupes, les spécimens sont classés par familles/genres/espèces
> Des fardes brunes sont utilisées pour désigner les plantes d’un même genre ou d’une même espèce. Au sein d’une espèce, une farde verte est parfois utilisée pour grouper les spécimens d’un même pays. L’ordre de classement des pays est donné du nord au sud et d’ouest en est.
Règlement des révisions de détermination
> Les nouvelles déterminations et approbations doivent être effectuées selon les pratiques standards. C'est-à-dire, apposer sur la planche du spécimen visé un signet et ce, sans écrire sur les étiquettes existantes ou les cacher. Utiliser du graphite, de l’encre permanente ou une impression jet d’encre pour les étiquettes rajoutées aux spécimens.
> Tous les échantillons ayant fait l’objet d’une révision doivent être remis au curateur de BRLU (local F.1.040.A) en vue d’ajourner la base de données de BRLU. Les spécimens non révisés doivent être réintégrés par le réviseur à leur place respective dans l’herbarium.
Règlement des intrants
> Dès leur entrée dans le laboratoire, les nouveaux arrivages doivent être mis au plus vite au congélateur (au fond du couloir du 3ème étage) et annotés des coordonnées du récolteur ainsi que de la provenance des échantillons. Les intrants doivent être renseignés auprès du curateur de BRLU.
> La mise en farde et le traitement sanitaire doivent être réalisé avec l’accord du curateur de BRLU après lui avoir transmis le fichier informatique correspondant aux échantillons.
> Seuls les herbiers fertiles seront montés sur une planche, les non fertiles ne le seront pas, sauf approbation du directeur de BRLU.
> Les étiquettes sont réalisées par le curateur de BRLU uniquement pour les échantillons cédés à BRLU.
Règlement des prêts
> Le chef de l’institut de prêt et le chercheur à qui ont été envoyé les échantillons sont responsables de la sécurité et du retour du prêt. Les étudiants et les travailleurs qui ne sont pas employés permanents reçoivent les prêts au nom de leur directeur.
> Les prêts sont envoyés pour une période d’étude raisonnable. Ils doivent être retournés le plus vite possible, et de préférence dans leur totalité. La durée du prêt reste à l’appréciation du curateur de BRLU et est souvent fixée à 6 mois.
> Il est interdit de transmettre les prêts à un autre chercheur ou une autre institution sans avoir l’accord au préalable du curateur de BRLU.
> Une quantité maximale de 50 échantillons est strictement envisageable par envoi. Au-delà de cette quantité, une participation financière au frais d’envoi pourra être exigée à l’organisme emprunteur.
> Les spécimens doivent être traités avec soin, en les conservant de manière adéquate, à l’abri de la poussière, du soleil direct et sans risque de contamination entomologique. Les échantillons conservés en alcool doivent être vérifiés régulièrement en vue d’éviter toute dessiccation.
> Les nouvelles déterminations et approbations doivent être effectuées selon les pratiques standards. C'est-à-dire, apposer sur la planche du spécimen visé un signet et ce, sans écrire sur les étiquettes existantes ou les cacher. Utiliser du graphite, de l’encre permanente ou une impression jet d’encre pour les étiquettes rajoutées aux spécimens.
> Des codes barres peuvent être ajoutés aux échantillons d’herbier. Ils représentent un numéro permanent et unique qui peut être utilisé comme référence numérique (y compris dans une publication).
> Il est apprécié que, si l’information est disponible, les étiquettes incomplètes de BRLU soient parachevées par une copie qui la complète.
> Les spécimens peuvent être disséqués seulement quand les structures à extraire sont suffisamment représentées et que la manipulation n’entravera pas une étude ultérieure ou ne met pas l’intégrité de l’échantillon en péril. Ne pas utiliser plus de matériel qu’il n’en faut. Les parties disséquées doivent être séchées et mises dans un support fixé au spécimen. Une copie des dessins, des publications, ou des observations faites devrait préférentiellement être jointe au spécimen. Les dissections des types sont totalement prohibées.
> Les études d’ADN, de pollens, de graines,…sont soumises aux mêmes termes que les dissections. Dans le cas de préparations anatomiques ou pallinologiques, une copie diapositive devrait être communiquée à BRLU.
> Envoyer une copie ou reprint de toute publication résultante.
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Internal rules
> Eating is not allowed in the herbarium rooms.
> Smoking is forbidden in the whole building.
> The rooms should be cleaned and door shut after use.
> Pictures may be taken of the material.
> All specimens may be dissected except Types for which special authorization must be requested from the Curator or other persons in charge of the herbarium. Dry material must be boiled before dissection. A copy of the drawings made during the dissection must be left with the sample.
> Use of material for specific studies like DNA, pollen, anatomy etc. requires the authorization of the Curator or another person in charge of the herbarium.
> If a publication results from the work carried out in BRLU, we would appreciate acknowledgment of BRLU in the publication and the BRLU Director would like to receive a copy of the publication.
Organization of the Herbarium
> The collections are classified by country or by phytogeographical region.
> Within one country or region, the Pteridophytes, Monocotyledons and Dicotyledons are generally distinguished.
> Within these groups, specimens are classified by family/genus/species.
> Specimens belonging to the same genus or species are held in brown folders. Within a species, a green paper sometimes separates the specimens from the same country. Countries are classified from North to South and from West to East.
Rules for the revision and determination of the specimens
> Standard rules apply: new determinations and approbations should not be written on the original label but rather on special little label (determinavit) beside the original label. Avoid laser printing for the labels (text tends to disappear).
> All revised specimens should be deposited in the Curator’s office (room 69, 2nd floor) to be coded in the BRLU database. Non-revised specimens should be replaced in their original location in the herbarium.
Rules for incoming material
> Incoming material has to be deposited immediately into the freezer (end of the corridor, third floor) for at least 48 hours. The details of the collector, the origin of the specimens and the date of their arrival must appear clearly on the specimens’ package. The Curator must be informed as soon as possible.
> Specimen information should be given in electronic form to the Curator in order to print the labels. Preparation of the specimens and the sanitary treatment must then be done with the Curator.
> Only fertile material will be fully prepared on cardboard. Sterile material will only be wrapped in paper, unless a special request has been accepted by the Director.
> Labels will be printed by the Curator only for the specimens given to BRLU.
Loan requests
Loan requests should be addressed to the Director as well as to the Curator. An official request form will be sent to be filled in.
Rules for loans
> The institution and the researcher who requested the loan are responsible for the specimens and their return. When researchers do not have a permanent position in their institution, their Director is responsible for the loan.
> Loans are for a reasonable period (typically 6 months, to be arranged with the Curator). They should be returned as soon as possible, and if possible, all specimens together.
> It is forbidden to transfer any loan to another researcher or institution without asking the agreement of the Curator.
> A maximal quantity of 50 sheets is strictly possible by sending. Beyond this quantity, a financial participation at the expense of sending can be required in the body borrower.
> Specimens should be handled with care, free from dust and direct sunlight, dry and free of insects. Specimens in alcohol should be checked regularly to avoid desiccation.
> Standard rules apply for new determinations and approbations: they should not be written on the original label but rather on special little label (determinavit) beside the original label. Avoid laser printing for the labels (text tends to disappear).
> Specimens may be carefully dissected when enough material is present and when this will not compromise the further study of the specimen. The dissected parts should be dried and conserved with the specimen (ask for help from the Curator). A copy of the drawings and observations should be placed with the specimen. Dissection of Types is totally forbidden.
> The same rules apply to DNA studies, pollen, and seed collections as to dissections. A copy of each anatomical and palynological preparation should be left with BRLU.
> A copy of the publications resulting from the examination and use of the BRLU material should be sent to the Director.